Гид по составлению графика работы

Гид по составлению графика работы

Успешное кафе основано на многих факторах, но одним из важнейших компонентов является ваш персонал и планирование. Слишком мало бариста в смену может грозить вам большими очередями и недовольными клиентами, а слишком много повысит ваши расходы и создаст тесноту за барной стойкой. Дадим вам несколько советов чтобы построить правильный уровень при составлении графика работы и рассмотрим несколько факторов, влияющих на это.

Знайте свои пиковые времена

Если вы ведете бизнес записи, то вам не составит труда определить и оценить ваши пиковые времена. Может быть у вас большой утренний трафик гостей, или у вас полная посадка вовремя бизнес-ланча, может быть вы находитесь рядом с колледжем и после занятий студенты идут именно к вам? Но часы пик, в течении дня, не единственный показатель. Не забывайте о сезонности. Возможно, во время зимних праздников ваш поток увеличивается, а во время летних каникул идет на спад. Не делайте предположения из вашей занятости, делайте их исходя из количества продаж. Это даст вам твердое понимание вашего бизнеса и основу для начала планирования графика сотрудников. Затем рассмотрим валовую прибыль вашего кафе по отношению к стоимости рабочей силы. Некоторые финансовые аналитики считают показателем эффективности отношение заработной платы к валовой прибыли. Вы тратите высокий процент на рабочую силу или в бюджете есть место для увеличения числа сотрудников? Может быть трудно оценить, что такое хорошее процентное соотношение, и есть много разных рекомендуемых цифр, но следите за своими собственными числами и используйте их для выявления любых шаблонов и аномалий.

Сколько сотрудников должно быть на смене?

После того как вы узнали свой бюджет и периоды занятости, вы можете здраво оценить сколько сотрудников вам понадобится. Это будет зависеть от размера вашего пространства, среднего количества продаж и того, подаете ли вы еду. Отлично работает схема утренних и вечерних смен. В каждой из смен по 2 бариста. В обед, когда начинаются бизнес-ланчи, приходит вечерняя смена, перекрывая утреннюю и тогда в самый час пик у вас получается 4 сотрудника, что помогает бесперебойно обслуживать даже большую посадку. Наличие двух бариста в смену означает, что всегда есть человек, доступный в случае, если кто-то заболел или в чрезвычайной ситуации. Это также означает, что есть кто-то под рукой, чтобы очистить столы, холодильники и свести время ожидания клиентов к минимуму. Чтобы не было толкучки за барной стойкой проинструктируйте каждого сотрудника об их предстоящих задачах. Например, сотрудников из утренней смены можно сосредоточить на уборке зала, заполнении холодильников, пока вечерняя смена готовит напитки. Если у вас небольшая кофейня, то можно работать с такой же схемой, только в каждой смене у вас будет по одному человеку, а обязанности второго бариста может взять на себя администратор. И обязательно ознакомьтесь с трудовым законодательством и обеспечьте его соблюдение. Убедитесь, что вы предоставляете сотрудникам достаточное время между сменами, соответствующее количество часов в неделю и правильную ставку оплаты за сверхурочную работу.

Баланс сотрудников

Важно понимать какими качествами обладают ваши сотрудники, знать их сильные и слабые стороны. Отталкиваясь от этого вы можете грамотно спланировать график ваших бариста, чтобы максимально использовать их навыки. Учитывать стоит не только их технические навыки, а так же умение общаться с гостями. Попробуйте совместить коллег, которые будут дополнять друг друга. Это отлично работает для того чтобы сбалансировать вашу смену, и обеспечить ряд стилей для обслуживания гостей. Некоторые исследования показывают, что сопряжение особенно продуктивного работника с другими повысит уровень производительности каждого. Так же отлично работают совмещения более опытного сотрудника с новичком. Этот союз может помочь в развитии навыков и предоставить неформальное наставничество менее опытному человеку. Он также может сбалансировать расходы на персонал, предполагая, что вы платите старшим сотрудникам больше, чем менее опытным.

Эффективное планирование мотивирует сотрудников

Правильное планирование сказывается не только на вашей прибыли и качестве обслуживания, но и мотивирует и вовлекает ваших сотрудников. При планировании графика на месяц вперед или на неделю, учитывайте пожелания ваших бариста. Бариста, который знает, что в субботу вечером вы не поставите ему смену, потому что у него репетиция, встреча с друзьями и так далее, скорее всего, будет более лояльно относиться к вашему бизнесу и стараться делать свою работу лучше. А сотрудники которые будут стоять в смене с коллегами, которые им нравятся, или выполнять работу по душе будут гораздо счастливее. Регулярно проверяйте своих сотрудников, чтобы определить их области интересов, способности и любые личные столкновения между членами команды. Так же уточняйте у сотрудников заблаговременно об их планах на отпуск. Заранее предупреждайте об изменениях в графике (хотя бы за две недели) и избегайте изменений в последнюю минуту.

Планирование — не самая интересная часть, но планирование рабочих смен может улучшить вашу прибыль, удовлетворенность клиентов и уровень вовлеченности сотрудников. Поэтому взгляните на свои бизнес-записи и найдите время, чтобы составить правильный график. С грамотным планированием, вы можете сделать ваше кафе более эффективным